Ja, in veel gevallen kan maatwerk worden vervangen door Orchestrations of Logic Extensions. Dit maakt je omgeving flexibeler en vereenvoudigt toekomstige upgrades.
Klant
Internationale vastgoedorganisatie (anoniem)
Markt
Vastgoed / Real Estate
ERP platform
JD Edwards EnterpriseOne
Thema
Procesautomatisering & Leasefacturatie
Oplossing
JD Edwards Orchestrator
Van handmatige leasefacturatie naar een volledig geautomatiseerd proces
Voor deze vastgoedorganisatie was leasefacturatie binnen JD Edwards een proces dat sterk leunde op handmatige handelingen. Gebruikers moesten rapporten uitvoeren, batches goedkeuren, boekingen verwerken en facturen genereren. Een terugkerend proces dat veel tijd kostte en gevoelig was voor fouten.
Met behulp van JD Edwards Orchestrator hebben we het proces opnieuw ingericht en teruggebracht tot één gestroomlijnde workflow. Het resultaat: minder handmatig werk, meer consistentie en een aanzienlijke tijdsbesparing voor de gebruikers.
De uitdaging: een complex en handmatig facturatieproces
Binnen JD Edwards moesten gebruikers voor iedere facturatieronde verschillende handmatige stappen doorlopen:
- Het starten van het Billing Generation Report;
- Het invoeren van Data Selections en Processing Options;
- Het goedkeuren van de gegenereerde batch;
- Het posten van de batch;
- Het genereren en afdrukken van facturen.
Hoewel het proces op zichzelf niet ingewikkeld was, vereiste het veel handmatige interactie. Elke stap moest in de juiste volgorde worden uitgevoerd en gebruikers moesten voortdurend controleren of de verwerking correct was verlopen.
Juist omdat vastgoedleases doorgaans weinig wijzigen, ontstond de vraag of dit proces niet veel slimmer ingericht kon worden.
De oplossing: leasefacturatie automatiseren met JD Edwards Orchestrator
Om het proces te vereenvoudigen hebben we een orchestration ontwikkeld die vrijwel het volledige facturatieproces automatiseert. Voor het starten van de facturatie zijn alleen nog de volgende gegevens nodig:
- Een leasenummer (voor één huurder) of gebouwnummer (alle huurders in dat gebouw).
- Een facturatiedatum, met optionele datumoverrides (Invoicing, GL, Service/Tax).
Vervolgens neemt de orchestration het proces volledig over.
Automatisch worden na deze invoer acties automatisch doorlopen. De orchestration:
- Voert het facturatierapport uit met de juiste parameters.
- Keurt de batch direct goed en post deze.
- Genereert automatisch de factuurdocumenten.
Hierdoor wordt een proces dat voorheen uit meerdere foutgevoelige handmatige stappen bestond teruggebracht tot één geautomatiseerde actie.
Gebruiksvriendelijk dankzij een JD Edwards Composite Page
Een automatisering is pas echt succesvol wanneer gebruikers ermee willen werken.
Daarom is de oplossing beschikbaar gemaakt via een JD Edwards Composite Page. Vanuit één centrale omgeving binnen JD Edwards kunnen gebruikers het volledige facturatieproces starten, de voortgang volgen en gegenereerde documenten eenvoudig raadplegen.
Gebruikers behouden daarbij volledige controle. Via Submitted Jobs blijft altijd inzichtelijk welke transacties zijn verwerkt en kunnen facturen eenvoudig worden opgehaald voor verdere distributie naar huurders.
Extra automatisering voor nog meer efficiëntie
Naast de automatisering van het facturatieproces hebben we drie aanvullende orchestrations ontwikkeld.
Doorsturen naar e-Invoicing platform
Na facturatie moeten de facturen voor verschillende landen worden doorgestuurd naar een overheidsplatform naar aanleiding van regelgeving voor e-Invoicing. De orchestration die de boekingen maakt kan, op basis van de selectie van de gebruiker, de factuur ook automatisch doorzetten voor e-Invoicing.
Automatisch terugdraaien van facturaties
Wanneer een facturatie onjuist blijkt te zijn uitgevoerd, moest dit voorheen handmatig worden gecorrigeerd. Met de nieuwe Batch Void Automation kan een gebruiker met één actie:
- Een batch voiden;
- De verwerking terugdraaien;
- De lease voor de betreffende periode automatisch beschikbaar maken voor herfacturatie.
Hierdoor worden correcties aanzienlijk sneller uitgevoerd en blijft de impact op de facturatiecyclus minimaal.
Geautomatiseerde lease-indexatie
Ook het indexeren van leasecontracten was voorheen grotendeels handmatig werk.
Via een Form Extension voert de gebruiker eenvoudig een indexatiepercentage en een ingangsdatum in. Vervolgens zorgt de orchestration voor:
- Het automatisch inactiveren van de bestaande regel;
- Het berekenen van de nieuwe huurwaarde;
- Het aanmaken van een nieuwe facturatieregel met de bijgewerkte bedragen.
Hiermee verdwijnen handmatige berekeningen en wordt de kans op fouten aanzienlijk kleiner.
Het resultaat
Door de inzet van JD Edwards Orchestrator is het leasefacturatieproces volledig gestroomlijnd.
De organisatie profiteert van:
- Minder handmatige werkzaamheden;
- Snellere verwerking van leasefacturaties;
- Minder kans op fouten;
- Hogere procesconsistentie;
- Naleving van e-Invoicing vereisten zonder extra handelingen;
- Meer tijd voor activiteiten met toegevoegde waarde.
Wat voorheen een repeterend en foutgevoelig administratief proces was, is veranderd in een grotendeels geautomatiseerde workflow die gebruikers ondersteunt in plaats van belast.
JD Edwards Orchestrator als versneller van procesoptimalisatie
Deze klantcase laat zien hoe organisaties met JD Edwards Orchestrator bestaande processen kunnen moderniseren zonder grote veranderingen aan de kern van hun ERP-landschap.
Door routinematige taken te automatiseren ontstaat ruimte om medewerkers in te zetten op activiteiten die daadwerkelijk bijdragen aan de organisatie, terwijl de betrouwbaarheid van het proces toeneemt.
Veelgestelde vragen
Kan Orchestrator mijn maatwerk vervangen?
Kan ik Orchestrator ook gebruiken voor integraties met andere systemen?
Absoluut. Orchestrator is bij uitstek geschikt voor integraties met externe software en apparaten via API's. Dit zorgt voor een snelle en efficiënte data-uitwisseling.
Herkenbare uitdaging?
Neem gerust contact met ons op om jouw specifieke vraag vrijblijvend voor te leggen. We denken graag met je mee!
Benieuwd wat JD Edwards Orchestrator voor jouw organisatie kan betekenen?
Ontdek hoe je handmatige processen binnen JD Edwards kunt automatiseren en vereenvoudigen.
Niek de Bruijn
Business Consultant
